Co mówi Ministerstwo Finansów?
- Błędny NIP nabywcy to poważna konsekwencja: jeśli wystawisz fakturę z niepoprawnym numerem NIP nabywcy, nie wystarczy jej edytować. Musisz wystawić fakturę korygującą „do zera” z tym błędnym NIP, a potem oddzielnie pierwotną fakturę z właściwymi danymi. Tylko w ten sposób dokument trafi do właściwego odbiorcy.
- Błędy rachunkowe nie blokują faktury: jeżeli kwoty na fakturze się nie bilansują, system KSeF ją przyjmie, ale musisz wystawić fakturę korygującą.
- Uwaga na pola fakultatywne: nawet jeśli dane nie są wymagane przez ustawę o VAT, ale wynikają ze struktury e-faktury — przy ich wypełnianiu musisz uzupełnić wszystkie obowiązkowe pola w tych fragmentach dokumentu, inaczej faktura zostanie odrzucona.
Konsekwencje błędów w KSeF
- Brak możliwości edycji – w KSeF nie można poprawić faktury po jej wysłaniu. Musisz skorygować ją fakturą korygującą i wystawić nową wersję.
- Błędny NIP = trafiasz do obcej firmy – dokument może zostać przypisany do podmiotu, którego NIP przypadkiem wpisałeś. Tylko faktura korygująca „do zera” naprawia sytuację.
- Ustrukturyzowany format XML – brakujące lub błędnie wypełnione pola w strukturze (nawet w częściach fakultatywnych) skutkują odrzuceniem dokumentu.
- Ryzyko formalne rośnie – drobne błędy formalne mogą być przyczyną opóźnień, sporów z urzędem czy odrzucenia faktury.
Co warto zrobić już teraz?
| Zabezpieczenie | Działanie |
|---|---|
| Wdroż procedury | Naucz zespół, jak obsługiwać faktury w KSeF i jak poprawiać błędy. |
| Zautomatyzuj | Używaj oprogramowania, które waliduje strukturę XML przed wysłaniem. |
| Bądź precyzyjny | Podwójnie sprawdzaj dane nabywcy — NIP, nazwa, adres. |
| Utrzymuj jakość danych | Nie dopuszczaj do konieczności korekt faktur — lepiej uniknąć błędów, niż je poprawiać. |
Nasz komentarz
KSeF to duży krok w stronę cyfryzacji i transparentności rozliczeń, ale też system mniej wyrozumiały na błędy. W Global Tax Partners wspieramy firmy w przygotowaniach do KSeF — pomagamy zautomatyzować cały proces, uczyć procedur i unikać kosztownych pomyłek.
[youtube_shorts]
