Kluczowa zmiana nadchodząca od 1 lutego 2026 r.
Od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), niezależnie od wielkości, stanie przed nowym obowiązkiem: faktury będą musiały być wystawiane w formie ustrukturyzowanej i przekazywane do centralnego systemu Ministerstwa Finansów — Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To koniec epoki prostych PDF-ów, Worda czy Exela jako dokumentów fakturowych.
Obowiązek etapowy:
- od 1 lutego 2026 r. — dla dużych podatników,
- od 1 kwietnia 2026 r. — dla pozostałych firm, także JDG.
Dla mikrofirm o sprzedaży miesięcznej do 10 tys. zł przewidziane zostało pewne odroczenie — ale nawet one powinny już teraz zacząć się przygotowywać.
Co się zmieni naprawdę?
Nowe narzędzia i sposób pracy
- Każda faktura musi być wystawiona elektronicznie, w formacie XML, oraz zgłoszona do KSeF.
- Dostępne będą bezpłatne narzędzia od Ministerstwa, a także komercyjne programy księgowe dostosowane do KSeF.
- Faktury kosztowe — odbieranie dokumentów stanie się bardziej formalne; trzeba będzie ustalić, jak odbiera się faktury przez aplikację, systemy e-mailowe zintegrowane lub inne kanały powiązane z KSeF.
Korzyści, które trudno ignorować
- Skrócenie terminu zwrotu VAT — z 60 do 40 dni.
- Archiwizacja faktur przez 10 lat w systemie — dokumenty nie zaginą, są w centralnej bazie.
- Uproszczenie i większe bezpieczeństwo: mniej błędów, brak konieczności ręcznego wysyłania papierowych dokumentów, możliwość korzystania z wersji offline w pilnych przypadkach.
Wyzwania, które czekają JDG
- Zmiana mentalności — dotychczasowe przyzwyczajenia do wystawiania faktur w prostych formatach będą musiały ustąpić nowym standardom.
- Problemy techniczne przy braku internetu — przewidziano tryb offline, ale wymaga on przesyłania dokumentu do systemu w ciągu jednego dnia roboczego.
- Konieczność wyboru oprogramowania lub dostawcy technologii, który obsłuży KSeF bez zbędnych komplikacji i kosztów.
Co warto zrobić już teraz?
- Przeanalizuj proces fakturowania w swojej firmie — zmapuj jak wystawiasz, przechowujesz i odbierasz faktury.
- Wybierz odpowiednie rozwiązania technologiczne — zdecyduj, czy skorzystasz z bezpłatnych narzędzi MF, czy z komercyjnych systemów księgowych.
- Szkolenie / zapoznanie zespołu — nawet jeśli jesteś jednoosobowym przedsiębiorcą, może być konieczne zrozumienie nowego formatu, procedur oraz działania offline.
- Sprawdź integrację z księgowością / bankiem — by procedury były płynne, obsługa kosztów, płatności i raportowanie były zautomatyzowane lub uproszczone.
Nasz komentarz
Dla wielu JDG to rewolucja, sposób prowadzenia działalności i dokumentacji zmienia się diametralnie. To nie tylko kwestia formalna — to kwestia przeżycia konkurencji, zachowania płynności i wiarygodności przed klientami i urzędem.
Global Tax Partners stoi do dyspozycji, by pomóc przejść przez ten proces gładko: pomożemy dobrać oprogramowanie, wdrożyć procedury, przeszkolić Cię i przygotować firmę do nowego modelu.
👉 Chcesz wiedzieć, ile te zmiany będą kosztować Twoją firmę — i jak można je zminimalizować? Skontaktuj się z nami, przygotujemy bezpłatną analizę Twojej sytuacji.
[youtube_shorts]
