Co wyjaśnia Ministerstwo Finansów?
Ministerstwo Finansów precyzuje, że załączniki w KSeF muszą być częścią struktury XML faktury, a nie osobnymi plikami. Oznacza to, że formaty takie jak PDF, JPG czy zdjęcia nie są akceptowane i nadal muszą być przekazywane poza systemem — np. mailem, systemem DMS czy innym kanałem komunikacji.
Jak działają załączniki w KSeF?
- Dodawanie załącznika możliwe będzie dopiero po złożeniu i zaakceptowaniu zgłoszenia przez API KSeF.
- Weryfikacja zgłoszenia może potrwać do 30 dni, dlatego warto je złożyć z wyprzedzeniem — szczególnie, jeśli chcesz używać załączników już od 1 lutego 2026 r.
- Po akceptacji możliwość korzystania z funkcji trwa dwa lata, a potem wymaga aktualizacji zgłoszenia.
Ważne ograniczenia techniczne:
- Załącznik musi być w formie ustrukturyzowanej XML.
- Maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem: 3 MB.
- Brak możliwości dodawania plików PDF, obrazów czy dokumentów graficznych do KSeF.
Co to oznacza dla firm?
| Wyzwanie | Co warto zrobić |
|---|---|
| Brak PDF/obrazów jako załączników | Zachować dokumenty zewnętrznie i przekazywać poza KSeF |
| Konieczność zgłoszenia funkcji | Zgłosić się przez API z odpowiednim wyprzedzeniem |
| Limit rozmiaru | Optymalizować strukturę XML, by nie przekroczyć 3 MB |
Nasz komentarz
Funkcjonalność załączników w KSeF to duży krok naprzód, ale wąskie drzwiczki. Przedsiębiorcy muszą podejść do niej świadomie — technicznie i proceduralnie. W Global Tax Partners pomagamy we wdrożeniu tej opcji, przygotowując firmy od strony technicznej, procesowej i podatkowej, aby uniknąć odrzucenia dokumentów lub telefonów z urzędu.
[youtube_shorts]
